Il comma 81 della legge di Bilancio 2025 interviene direttamente sul TUIR introducendo rilevanti novità in materia di rimborsi spese per le trasferte dei dipendenti, delineando un nuovo quadro normativo sia dal punto di vista fiscale che contributivo.
Tali modifiche si concentrano sulle distinzioni già previste dal comma 5 dell’art. 51 del TUIR, che separa le trasferte all’interno del comune di lavoro da quelle effettuate al di fuori di tale territorio. Per quanto riguarda le trasferte al di fuori del comune della sede di lavoro, una delle novità principali è l’introduzione dell’obbligo di tracciabilità dei pagamenti.
I rimborsi relativi a spese di vitto, alloggio, viaggio e trasporto saranno esenti da tassazione soltanto se effettuati attraverso strumenti di pagamento tracciabili, quali carte di credito, debito, bonifici o app di pagamento. Questa misura elimina la possibilità di rimborsare spese sostenute in contanti, imponendo quindi un controllo più stringente sulla documentazione dei pagamenti.
Sarà inoltre obbligatorio per il dipendente fornire giustificativi adeguati che corrispondano alle spese effettuate, una misura che comporterà conseguenze significative sulle politiche aziendali di viaggio. In particolare, le imprese dovranno adattare le proprie procedure di trattamento dei dati personali per garantire il rispetto della normativa sulla privacy. Una nota aggiuntiva riguarda le spese di parcheggio, che non sono incluse tra quelle di viaggio e trasporto secondo la precisazione contenuta nella risposta a consulenza 5/19 dell’Agenzia delle Entrate.
Diversa è la disciplina per le trasferte all’interno del comune della sede di lavoro. In questo caso, le indennità e i rimborsi spese concorrono generalmente alla formazione del reddito del dipendente. Tuttavia, sono previste alcune eccezioni: i rimborsi per spese di trasporto documentate, anche se sostenute direttamente dal dipendente, sono esenti da tassazione a condizione che il pagamento sia tracciabile. Rimane inoltre esente il rimborso chilometrico per le trasferte all’interno del comune, confermando un regime fiscale favorevole in specifici contesti.
Anche le modalità di rimborso subiscono un aggiornamento normativo. Le indennità forfettarie continueranno a essere esenti entro determinate soglie, mentre i rimborsi analitici saranno sempre esenti a patto che vi siano giustificativi adeguati.
Per quanto riguarda le spese di vitto, alloggio e viaggi effettuati con mezzi non di linea, il rimborso non concorrerà alla formazione del reddito del dipendente purché le spese siano supportate da documenti idonei e pagate con mezzi tracciabili.
La finalità del Legislatore è oltremodo chiara: semplificare i controlli fiscali e garantire una maggiore trasparenza. Attraverso l’obbligo di tracciabilità dei pagamenti e la necessità di giustificativi documentali, il Legislatore punta infatti, a prevenire possibili fenomeni evasivi, facilitando l’incrocio dei dati a disposizione del Fisco. Questo nuovo assetto normativo, sebbene più stringente, promette di migliorare la compliance fiscale delle aziende e dei dipendenti.
